5 tips om opgeruimd het jaar uit te gaan

“Ik ruim het allemaal op tussen kerst en oud & nieuw!” roept een deelnemer aan de training efficiënt  werken.  Zij heeft een rommeltje aan papier voor zich liggen en op haar pc een chaos aan berichten, notities en stukken. Overzicht is nog even ver te zoeken, maar de rustige dagen na kerst lonken. Die rustige dagen zijn al lang niet meer zo rustig, want heel veel mensen gebruiken die dagen om op te ruimen.
Dat opruimen helpt enorm om weer zicht te krijgen op wat werkelijk belangrijk is om je tijd aan te besteden.

Geldt dat ook voor jou?

Hieronder wat tips om aan de slag te gaan.

1 Kliko klaar

Zorg voor genoeg opbergruimte; een grote bak voor oud papier, een shredder voor vertrouwelijke papieren stukken, en papieren ordners  met mooie labels.

Ook digitaal zorg je voor archief; is het goed opgebouwd, heb je een passende structuur?

2 Help?

Weet je nog hoe jullie digitale archiefstructuur werkt? Moeten documenten van een archiefnummer voorzien? Hoe werkt archiveren in Outlook ook al weer? Vraag het aan je collega’s die ook aan het schonen en of zoek het zo nodig op in de help functie en test het eerst een paar keer met kopieën voordat je daadwerkelijk aan de slag gaat. 

3 Vier stapels

Verdeel alles wat er opgeruimd moet in vieren: achterstallige acties (op één takenlijst of in agenda zetten), te bewaren stukken, aantekeningen (te bewaren in goede map), te bewaren informatie over mensen en relaties (overnemen in CRM systeem of bij contactpersonen vastleggen) en “weggooien” (heerlijk, die prullenbak in).

4 tempo maken

Dwing je zelf om snel te beslissen; als je een stuk weer gaat lezen en je wellicht gaat opwinden over wat erin staat, leg je het onder aan de stapel en ga je verder met het volgende stuk. Op welke stapel hoort het thuis?

5 Kan dit weg of niet?

Dat is vaak de lastigste vraag. Een paar andere vragen kunnen daarbij helpen: moet je het bewaren, bijvoorbeeld omdat er een wettelijke bewaartermijn voor is? Kan je de informatie makkelijk elders vinden als je hem nodig heb? Hoe lang heb je dit stuk al niet gebruikt? Moet jij  het bewaren, of heeft iemand anders de verantwoordelijkheid voor het archief waar het hoort?

Makkelijk werken zo met goed overzicht? Zorg dat je het zo kan houden, wij helpen je graag aan een duurzame effectieve werkwijze. Hoe? Bel Missing Link  020- 419.15. 27of kijk op de site.